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Processus de travail pour prolongation de contract

Voici de manière simplifiée le procédé et les responsabilités à suivre pour les prolongations de contrat pour les membres du personnel professionnel international sous contrat fixe (FTA) ou contrat temporaire (TA).

Le procédé pour la prolongation de contrat est en deux parties:

prolongation de la position
prolongation du contrat du membre du personnel

(Note: seuls les formulaires de notification administrative (PAFs) vérifiés et finalisés par GSSU Services Allocations et Droits (Benefits and Entitlements Services) peuvent être envoyés au membre du personnel)

Le processus de travail ci-dessous décrit le rôle et interaction du/entre les bureaux de pays, l'équipe du Global Shared Services Centre Position Management, de l'ORH Partenariat Commercial (Business Partnering), les equipes du GSSU Services Allocations et Droits (Benefits and Entitlements Services), et enfin le membre du personnel. Les équipes du GSSU Services Allocations et Droits (Benefits and Entitlements Services) ne seront impliquées qu'à partir de la réception de la demande formelle pour la notification administrative.

BUREAU DE PAYS

Le département RH surveille l'expiration des contrats par le biais du PartnerList, assurant ainsi l'initiation du procédé de prolongation de contrat ou d'y mettre fin dans des délais raisonnables.
Décide de la prolongation des positions.
S'assure de la disponibilité des fonds et demande la prolongation de la position comme déterminée (voir les instructions ci-incluses), en utilisant le formulaire 'Position Management Request', en ajoutant toute documentation jugée nécessaire et approbation du responsable du budget.
Vérifie la disponibilité des fonds dans Atlas.

Note: Pour les positions centrales (senior) et postes particuliers dans les bureaux de pays, ces démarches sont facilitées par l'équipe de l'ORH Partenariat Commercial (business partnering).

GSSU POSITION MANAGEMENT

Reçoit le formulaire 'Position Management Request' accompagné de la documentation nécessaire.
Procède à la prolongation de la position.
Informe le bureau de pays que l'action a eu lieu.

BUREAU DE PAYS

Contrat Fixe (Fixed Term Appointment)

Demande à l'équipe de l'ORH Partenariat Commercial (Business Partnering) de produire le RPA pour la prolongation du contrat, en incluant les communications pertinentes en relation avec la demande.

Contrat Temporaire (Tempory Appointment) de moins de 364 jours:

Produit le RPA pour la prolongation de contrat via le Workbench, directement aux Services Allocations et Droits (Benefits and Entitlements Services) en ajoutant les communications pertinentes.

Contrat Temporaire de plus de 364 jours: Demande d'exception pour la prolongation de contrat de plus de 364 jours à l'équipe de l'ORH Partenariat Commercial (Business Partnering), suivant la procédure, jusqu' à un maximum de 364 jours plus un an (voir les directives pour Contrat Temporaire - Temporary Appointment guidelines).

Pour le processus de travail de la demande d'exception, veuillez consulter l'équipe de l'ORH Partenariat Commercial (Business Partnering).

OHR BUSINESS PARTNERING TEAM

Contrat Fixe (Fixed Term Appointment)

Produit la demande pour la notification administrative (PAF) pour la prolongation du contrat via le Workbench, en incluant l'exception pour la prolongation de contrat au-delà de l'âge de la retraite, selon le cas applicable.

GSSU BENEFITS AND ENTITLEMENTS

Reçoit la demande pour la notification administrative (PAF).
Produit dans Atlas la prolongation du contrat du membre du personnel.
Vérifie l'augmentation en grade (step increase), le statut des personnes à charge (dependency) et autres aspects du dossier du membre du personnel, selon le cas applicable.
Envoie la notification administrative (PAF) de la prolongation du contrat finalisée et vérifiée au membre du personnel, plaçant en copie le responsable RH du bureau de pays.

MEMBRE DU PERSONNEL

Reçoit la notification administrative (PAF), l'examine et prend note de la nouvelle date d'expiration.
Distribue une copie du PAF à son bureau et autres contactes, le cas échéant.

Liens utiles pour les ressources

HR Workbench – pour faire les demandes de notification administrative
HR PartnerList – rapports des membre du personnel, y compris les date d'expiration des contrats
UNDP Temporary Appointment Guidelines - Directives Contrat Temporaire du PNUD
Position Management Request Form - Formulaire de la demande de Position Management

Global Shared Services Centre Position Management

Instructions du Global Shared Services Centre Position Management

Les demandes du Position management (pour tous les bureaux) seront reçues et implémentées par le Global Shared Services Centre comme décris dans la matrice ci-dessous. La matrice vous explique comment les demandes doivent être envoyées au Global Shared Services Centre ou/et administrées localement, tenant compte de la catégorie des postes et source de financement impliques.

Les demandes signées de Position Management, accompagnées de la documentation nécessaire, doivent être envoyées au: gssu.positionmgt@undp.org. La documentation supplémentaire est requise uniquement pour les P6 et prolongation au-delà de 364 jours pour les Contrats Temporaires (Temporary Appointments).

Toute demande relative aux positions de niveau1/P6 (indépendamment de la source de financement et autres demandes complexes qui nécessitent une approbation spécifique du du Chef des Comptes (Chief of Accounts)) devront également être envoyées au gssu.positionmgt@undp.org; Global Shared Services Centre se mettra en relation avec le HQ pour la production de telles demandes.. Les demandes impliquant fonds contrôles comme XXXX (décris comme type 2 dans la matrice ci-dessous) devront aussi être envoyées au Global Shared Services Centre, qui contactera le Office of Financial Resources Management pour les approbations.

Additionellement:

Les approbations du responsable du Budget de RBA/RH, quand cela est requis, peuvent être fournies par email (il n'est pas nécessaire de préparer un memo de l'approbation distinct).
Les procédures doivent être suivies pour toutes les demandes de changement de position management qui on un impacte budgétaire (par exemple: incluant les prolongations de position avec le même COA (Charter of Accounts)

Il est necessaire de remettre le formulaire de la demande de Position Management chaque fois qu'une demande est faite. Quand le formulaire est rempli et envoyé, veuillez vous assurer d'avoir:

Un formulaire par demande, comme c'est souvent le cas, le propriétaire/fonds pour le budget est diffèrent pour les positions.
Les formulaires sont signes par à la fois le responsable des fonds (pour budget niveau1) et le propriétaire du Budget (budget owner) (pour budget niveau 2) aux endroits respectifs prévus, même si le signataire est le même pour les deux niveaux du budgets (car souvent ces niveaux d'autorités sont différentes pour les positions).
Merci de vous assurer que les date effectives et les durations sont mentionnées clairement, car elles sont reliées à la demande d'action..
Merci également de vous assurer que les demandes sont envoyées en temps voulu car il n'est pas possible de changer les dates effectives rétroactivement. Dans les cas ou les couts de la paie sont déjà affiches, la responsabilité pour corriger les journaux appartiennent aux unités qui font la demande (requesting units). En créant de tels GLJEs correcteurs, les montants ne devraient pas être regroupes dans un compte de frais unique (car ceux-ci vont créer les dépenses/soldes négatifs dans les codes des comptes).

Note: Pour toute question portant sur la prolongation de positions et ce processus, veuillez contacter le Global Shared Services Centre Position Management directement gssu.positionmgt@undp.org.

Comment utiliser le RH Workbench

Les étapes suivantes devront être suivies pour produire le RPA avec les instructions pour la prolongation des contrats temporaires internationaux:

Accéder le RH Workbench pour produire les instructions pour une prolongation de contrat temporaire pour un membre du personnel - http://sas.undp.org/internal/HR/
Sélectionner "Request for Personnel Action (TA – IP…)"
Appuyer sur "Extension"
Entrer le numéro index du membre du personnel et appuyer sur "Import", duquel les champs lies au membre du personnel apparaitront avec son nom, date d'expiration de contrat, numéro de la position et le département. Vérifier si les informations sont correctes..
Sélectionner "Extend assignment for" en choisissant "3 month", "6 month" ou "Other" (pour lequel vous entrerez la nouvelle date d'expiration, COB).
Appuyer sur la case pour "I certify that the positon is approved" pour confirmer que vous avez fait le necessaire pour la prolongation de la position avec le Global Shared Services Centre Position Management, gssu.positionmgt@undp.org.
Si la prolongation du TA est au-delà de la periode totale de 364 jours, appuyer sur la case "I understand…" et attacher la documentation contenant l'approbation d'ORH sous la rubrique "Supporting documents".
Ajouter toute remarque pertinente, comme approprie.
Appuyer sur "Submit request (TA)" pour envoyer votre demande